专业行政文秘/助理培训

课程背景：
数百年来，各行各业都有文秘工作，它是一项常青的、不可或缺的职业，也是当今很多年轻人向往的职业。文秘是领导的得力助手，接待、策划会议、沟通、谈判、公文写作、函电、形象设计、公关关系都离不开文秘的工作。高水平的文秘工作是保证领导和组织工作效率的重要条件，文秘的形象更是代表着单位的整体形象。
但做一个专业的、出色的秘书却不是一件容易的事，需要通过职业化的训练和实际工作的历练才能完成。本课程专门针对目前职场专业文秘工作面设计，通过两天系统化的梳理和强化，相信会给您最专业的职业指导。

课程收益：
● 了解专业秘书/助理的职责与角色，工作范围与未来展望
● 学习提升工作效率的技巧，包含档案管理、时间管理、会议管理，以及上司的行程管理
● 学习职场中的人际关系处理与沟通协调技巧，成为上司的得力助手
● 学习专业秘书/助理的礼仪与应对技巧，塑造专业的形象

课程时间：2天，6小时/天
课程对象：1～3年工作经验的初级秘书助理，及有志从事文秘工作的人士
课程方式：启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练

课程大纲
一、专业秘书/助理的角色认知
1. 专业秘书/助理的定义与职业价值
1）行政人员的角色扮演：管家、助手、人际
2）企业需要什么样的行政人员
2. 认清秘书/助理的十四项职责
3. 专业秘书/助理必备的技能与素质
4. 准确自我定位
1）初级：事务性文员
2）中级：事务性文员＋协助管理
3）高级：独立管理＋事务处理
5. 专业秘书/助理的工作法则
1）摆正位置
2）积极主动
3）细心准确
4）严守机密
5）诚恳有礼

二、如何提升文秘工作效率
1. 从高效率的文档管理技巧
1）文档管理的方法、原则及流程
2）高效名片管理-大大提升老板业务能力
3）如何运用信息科技进行客户关系管理
4）高效助理秘书必备之文书管理技巧
5）如何成为全方位信息整合工作者
2. 如何为上司与自己管理时间
1）80/20原理的应用
2）优先级的排定
3）避免秘书人员的时间管理陷阱
4）如何优化上司的时间安排
3. 会议管理技巧
1）会议(活动)的种类
2）会议的流程管理：会前准备；会中协助；会后管理
3）会议记录训练
4. 上司出差行程管理技巧
1）行前安排
2）为上司搜集资料
3）制定完备行程表

三、专业秘书/助理人际沟通技巧
1. 成功沟通的秘诀
1）沟通的定义
2）沟通的双向性
3）保证沟通成功的三原则
2. 有效职场沟通技巧
1）人际风格的类型：DISC工具导入
2）如何与上司沟通
3）如何与同事沟通
4）如何与客户沟通
3. 上司需要什么样的秘书/助理：白骨精沟通高招
1）积极倾听
2）同理心
3）正向引导法
4）赞美法

四、专业秘书/助理的形象塑造
1. 女性行政人员的着装要求
1）职业装的选择
2）鞋、袜、包的搭配
3）巧用首饰、丝巾及其它配饰
2. 男性行政人员的着装要求
1）公务西装的选择
2）穿西装的十大误区
3）衬衫、领带、皮带、鞋、袜的选择与搭配
3. 专业秘书/助理的场合着装
1）正式严肃的会议场合
2）商务休闲的办公场合
3）优雅从容的社交场合
4. 合宜的仪表修饰
1）化妆、修面、发型
5. 专业的仪态
1）站、坐、走、蹲、手势、微笑

五、专业秘书/助理的礼仪与应对技巧
1. 商务用语礼仪
1）交谈礼仪
2）接打电话礼仪与技巧
3）电子礼仪：电子邮件、手机、传真等
2. 商务往来礼仪
1）专业的接待态度
2）招呼技巧
3）介绍时的原则
4）握手技巧
5）交换名片
6）行进间、乘坐电梯、坐车的礼仪
7）不同的送客方式
8）拜访的宜与不宜
9）馈赠礼仪
3. 商务餐饮礼仪
1）中式：请客吃饭的艺术；桌位；点菜；上菜顺序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶
2）西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐

六、结束语
1. 分享与回顾
2. 行动计

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